วิธีการบริหารการจัดงานอีเว้นท์

13 December 2017 | Posted By : Big Creative

รับจัดงานออกแบบโครงสร้างบูธและผลิตบูธ รับจัดกิจกรรมพัฒนาบุคคลากร

1. ค้นหาทุกคำตอบในการจัดงาน ด้วยคำว่า "ทำไม"

คำถามที่ดีมักนำไปสู่คำตอบและผลลัพธ์ที่ดีเสมอ การจัดอีเว้นท์ ก็เช่นกัน คุณต้องถามตัวเองก่อน และต้องรู้ให้ได้ตั้งแต่เริ่มแรกว่า "ทำไมถึงจัดงานอีเว้นท์นี้ขึ้นมา? "  "งานอีเว้นท์นี้มีคุณค่ากับกลุ่มสตาร์ทอัพอย่างไร ?" หรือ "อะไรคือเป้าหมาย (Goal) ที่คุณต้องการบรรลุจากการจัดงาน?" นอกจากคำถามที่เราได้ยกตัวอย่างไปแล้ว ยังมีคำถามอีกร้อยแปดพันประการที่คุณสามารถหยิบขึ้นมาเป็นโจทย์เพื่อหาคำตอบ หากยิ่งถามได้ตรงจุดมากเท่าไหร่ การเตรียมงานช่วง Pre Event  จะยิ่งมีความพร้อมและสามารถสร้างระบบบริหารจัดการงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. ร่างภาพของคนมาร่วมงานให้ออก 

"จิตนาการสำคัญกว่าความรู้" ยังเป็นแนวคิดคลาสสิคที่ใช้ได้เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับขั้นตอนนี้ที่เหล่าสตาร์ทอัพต้องจินตนาการภาพของกลุ่มคนที่มางานของคุณให้ขาด ยิ่งร่างภาพได้ชัดเจนเห็นออกมาเป็นกลุ่มคน หรือยิ่งเจาะลึกลงไปถึงเพศและระดับขั้นของการใช้ชีวิตได้มากเท่าไหร่ก็จะยิ่งได้ข้อมูลที่ชัดมากสำหรับนำไปสร้างเนื้อหา คอนเทนต์ หรือสร้างพรีเซนเทชั่นที่จับใจคนมาร่วมงานได้มากที่สุดหากใครยังไม่สามารถจินตนาการได้ตามกระบวนการที่เราบอกทริคง่าย ๆ ที่เราอยากแนะนำก็คือ คุณอาจจะเก็บข้อมูลภาพร่างคร่าวๆ เหล่านี้ได้จากฐานรายชื่อผู้เข้าร่วมงาน จากเมลล์ลิสต์ตอบรับร่วมงานหรือเก็บข้อมูลจากช่องทางโซเซียลมีเดียที่ใช้ประชาสัมพันธ์งานออกไป

3.  คำนวนเป้าหมายการใช้เงิน (Cash Goal) ให้รัดกุม 

เป็นเรื่องที่ปฏิเสธไม่ได้เลยว่างานอีเว้นท์ส่วนใหญ่ไม่ใช่งานสาธารณกุศล เป็นไปได้คงไม่มีผู้จัดคนไหนอยากแร่เนื้อเถือหนังได้ตัวเองขาดทุนแน่ ๆ ถ้าไม่อยากขาดทุนก็ต้องสร้างเป้าหมายในการสร้างเงินหรือ  "Cash Goal" ให้เคลียร์เสียก่อนแต่เนิ่น ๆ เป้าหมายการเงินที่คุณควรเซ็ตลิสต์ไว้แบบพื้นฐาน อย่างเช่น งานอีเว้นท์นี้ สามารถสร้างเงินได้เท่าไหร่ จุดคุ้มทุนที่เหมาะสมอยู่ตรงไหนหรือทั้งหมดทั้งมวลในการจัดงานมีค่าใช้จ่ายที่ต้องลงแรงไปก่อนเท่าไหร่หากหาบทสรุปของ Cash Goal ได้ชัดเจนแล้วคุณก็สามารถนำตัวเลขนี้ไปรวมกับค่าบัตร หรือนำไปใช้ระดมทุนกับสปอนเซอร์ให้คุ้มแบบที่คุณไม่ต้องเจ็บตัวได้นั่นเอง

4. ดูปฏิทินเพื่อคำนวณวันจัดงานที่ดีที่สุด

การเลือกวันจัดงานก็เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่น่าปวดหัวสำหรับคนจัดงานอีเวนท์ทุกรูปแบบ เทคนิคการเลือกวันจัดงานที่ดีที่สุด เรียบง่ายที่สุดที่เราอยากแนะนำก็คือ จินตนาการเอาเลยจากกลุ่มคนที่มาร่วมงาน ว่าคนเหล่านั้นน่าจะมีช่วงเวลาสะดวกมาร่วมงานวันไหน นอกจากวันที่สะดวกแล้วก็ยังต้องคิดในทางตรงกันข้ามด้วยว่าวันไหนคนกลุ่มนั้นไม่น่าจะสะดวกมาร่วมงาน ถ้ารู้ก็ควรหลีกเลี่ยงการจัดงานวันนั้นซะ  ในส่วนของผู้จัดงานเองก็ควรดูและเลือกวันที่คุณสามารถมีเวลาว่างจัดการกับงานได้อย่างเต็มรูปแบบถ้าทำได้ตามนี้รับรองเอาคนมาร่วมงานได้อยู่หมัดแน่นอน

5. จ้างมืออาชีพมาช่วยงานบ้างก็ไดไม่ต้องทำเองทั้งหมด

อย่างที่บอกไปว่าสตาร์อัพส่วนใหญ่มักจะทำอีเว้นท์เองแทบจะทุกกระบวนการ หลายครั้งหลายคราต้องเผชิญกับสถานการณ์ไม่คาดฝันที่เกิดขึ้น ถ้าแก้ไขได้ก็ดี แต่ถ้าแก้ไม่ได้พัง    ดังนั้น ถ้าไม่เหลือบ่ากว่าแรงหรือพอมีงบประมาณเหลือวิธีการที่ดีที่สุดก็คือการจ้างมืออาชีพด้านการจัดอีเว้นท์แพลนเนอร์เก่ง ๆ  มันมีค่าดั่งทองเลย  ประสบการณ์ของเขาจะช่วยให้การทำงานของคุณราบรื่น ลดปัญหาที่จะเกิดขึ้นหน้างาน หรือหากเกิดปัญหาก็สามารถจำกัดวงความเสียหายไม่ให้ลุกลามเลยเถิดจนงานต้องพัง ถือเป็นการรักษาต้นทุนด้านโอกาสที่คุณจะไม่ต้องเสียไปกับการเรียนรู้ด้านการทำอีเว้นท์ตั้งแต่เริ่มต้น

#บริการรับจัดงานอีเว้นท์ต่างๆครบวงจร,บริการรับจัดงานเลี้ยงทุกรูปแบบ,บริการรับจัดงานเปิดตัวสินค้าและงานมอบรางวัล,บริการรับจัดงานเปิดบริษัท,บริการรับจัดงานประชุมสัมมนา ,บริการรับจัดงานท่องเที่ยวประจำปีของบริษัท,บริการรับจัดกิจกรรมพัฒนาบุคคลากร (Team Building / Camp Project / Recruit),บริการรับจัดกิจกรรมสาธารณะประโยชน์เพื่อสังคม (CSR Team),บริการรับจัดงานออกแบบโครงสร้างบูธและผลิตบูธ

 

แหล่งข้อมูล : MKT EVENT MAGAZINE

 

 

 



Copyright © 2017 BIG CREATIVE Powered by BIG CREATIVE THAILAND.com